Welke preventieve maatregelen kan de accountant nemen tegen fraude?

"De gevolgen van fraude kunnen ook heel groot zijn. Financiële schade om te beginnen, al overleeft een organisatie dat meestal nog wel. Maar dan is er ook nog de imagoschade: die is vaak enorm. Denk aan de derivatenfraude bij Vestia en de fraude bij Laurentius. Dat soort integriteitsschendingen heeft bijgedragen tot een negatief imago van de hele sector. Woningcorporaties hebben allerlei regels opgelegd gekregen, en zijn in hun bewegingsvrijheid beperkt. Daar ondervindt de hele maatschappij nadeel van. Tot slot is er nog de emotionele schade, bij onschuldige mensen die werken voor een organisatie waar fraude heeft plaatsgevonden."

Begrijpelijk dus, al die regels tegen fraude. "Maar een ander slot op de deur werkt niet", zegt Bruin. Uiteraard wordt het de fraudeur daardoor lastiger gemaakt. "Ik ben dan ook voor het besluit om forensische accountants bij de controle te betrekken. Natuurlijk moeten accountants fraudepreventie in hun portefeuille opnemen."

Maar alle regels en controlemaatregelen zullen nooit afdoende zijn. Ook de controlemaatregelen die de accountant kan nemen niet. Verwacht niet dat hij tijdens een controle van de jaarcijfers veel frauduleuze handelingen boven tafel zal krijgen, zegt Bruin. "De praktijk leert dat fraude meestal helemaal niet door de accountant kan worden gedetecteerd."

Waarom niet? "Omdat een grote groep mensen in een bedrijf samenspant om de administratieve organisatie en interne controlemaatregelen te omzeilen, bijvoorbeeld. Of omdat iemand in een bedrijf volgens een 'kickback-constructie' opdrachten heeft verstrekt, en bedragen laat storten op zijn privé-bankrekening of de bankrekening van zijn eigen BV of de onderneming van zijn vrouw. Of er worden valse facturen opgesteld om de omzet hoger te laten lijken - meer dan een kleurenprinter en een mooi logo zijn daar niet voor nodig."

Allemaal zaken kortom, die niet of nauwelijks sporen achterlaten in de administratie, en die dus heel lastig te achterhalen zijn voor een controlerend accountant. Daarvoor is het bedrog te geraffineerd, en goed verhuld dat iemand die de jaarrekening controleert er niet snel achter zal komen. Een forensisch accountant zoals Bruin eerder: "Wij hebben veel meer middelen tot onze beschikking dan een controlerend accountant: we interviewen mensen, wij spitten mailboxen door, soms lichten we zelfs de inhoud van telefoons."

Maar ook de forensisch accountant zal misstanden volgens deze methode veelal alleen achteraf kunnen vaststellen, en misschien aanbevelingen geven hoe herhaling kan worden vermeden. Terwijl dat natuurlijk het streven is van elke organisatie die fraude wil bestrijden: preventieve maatregelen nemen. Het goede nieuws is: dat kan. Al is fraude dan niet helemaal uit te sluiten, het tegengaan van fraude is wel mogelijk. Niet alleen door - zie boven - allerlei maatregelen te nemen en 'het slot op de deur' goed dicht te draaien. Maar ook door naar menselijk gedrag te kijken en rekening te houden met de cultuur van de organisatie.

Want: "Zelfs de grote, schijnbaar complexe zaken zijn in de basis meestal vrij simpel. Het is ook niet zo moeilijk om signalen te zien die erop wijzen dat er een hoog risico op fraude is."

Tijdens de NBA-cursus 'Update rondom fraude' gaan Bart Bruin en mede-docent Karin Koppers van Integis aan de hand van allerlei praktijkvoorbeelden in op hoe controllers en cfo's in hun organisatie signalen kunnen herkennen én hoe ze het beste fraude kunnen proberen te voorkomen. "Als je alleen maar volledige integere mensen in een organisatie hebt, is de kans op fraude erg klein. Kijk daar dus naar. Maar al te vaak wordt een fraudeur ergens wel ontslagen, maar wordt er geen aangifte tegen hen gedaan. Wat als zo iemand een nieuwe baan krijgt? Is zo iemand wellicht opnieuw tot fraude in staat? Zeker als iemand op een sleutelpositie solliciteert, moet je je dat soort vragen stellen. Een goed antecedentenonderzoek is dan wel het minste wat je kunt doen om fraude te voorkomen."

Sommige organisaties zullen fraude altijd wel blijven zien als ‘collateral damage’, besluit Bruin. Maar vaker zal een groter fraudebewustzijn leiden tot een sterkere behoefte om fraude tegen te gaan.

Tijdens de cursus krijgen de deelnemers aanbevelingen welke maatregelen ze dan het beste kunnen nemen. Heel concreet: "Wat moet er gebeuren als er een vermoeden van fraude is, bijvoorbeeld? Bij welke afdeling moet iemand die een vermoeden van fraude heeft dat melden? En wat dan? Welke vervolgstappen moeten er komen als blijkt dat het vermoeden gegrond is? Moet er een advocatenkantoor worden ingeschakeld? Een forensisch accountantskantoor? Of misschien een recherchebureau? En mag je iemand die van fraude wordt verdacht ontslaan?"

Bruin denkt dat veel deelnemers na afloop een draaiboek zullen opstellen waarin ze vastleggen wat er moet gebeuren als er signalen van fraude zijn. "Ik denk dat de meeste deelnemers wel overtuigd zullen worden van de noodzaak van zo'n draaiboek. We proberen ze in elk geval de juiste mindset mee te geven dat dit de hoogste prioriteit heeft."