‘Accountant kan delven naar schat aan data’

De administratie die in een schoenendoos wordt aangeleverd en moet worden overgetikt is een uitzondering geworden. Administratieve software die bij de klant op een server draait wordt steeds meer vervangen door cloudsoftware. De samenstellende praktijk van accountants groeit daarmee uit tot een soort volledig geautomatiseerde productiestraat, waarbij administratieve software, jaarrekeningsoftware en belastingsoftware aan elkaar zijn gekoppeld. En verdere standaardisatie en automatisering liggen in het verschiet, volgens het team van Wolters Kluwer Tax & Accounting dat zich bezighoudt met de ontwikkeling van onder andere Twinfield Boekhouden.

Twinfield Boekhouden is online financieel-administratieve software dat kloppend hart van de productiestraat van accountants- en administratiekantoren vormt. Met Twinfield Boekhouden kunnen accountants de verwerking van boekhoudingen vrijwel volledig automatiseren. En de mogelijkheden tot ‘robotic accounting’ nemen steeds verder toe.

Robert Baars, Product Manager bij Twinfield, noemt een recente update van het pakket: de vernieuwing van de bankkoppelingen die het pakket biedt, waardoor de elektronische rekeningafschriften van de bank worden ingelezen en verwerkt in de administratie. Zowel de koppeling met de grootbanken (Rabobank, ABN Amro, ING) als met de kleinere banken (op basis van PSD2) zijn of worden vernieuwd. Ook is er net een nieuwe bankenmodule aan gebruikers vrijgegeven, waardoor de verwerking van de data die afkomstig is van banken veel sneller automatisch kan worden verwerkt. “En dus kan de accountant meer tijd aan contact met klanten besteden. Het draagt bij aan verdergaande efficiency”, aldus Baars.

Maar ook met de automatisering van de andere processen kunnen accountants grote stappen maken. Dit is mogelijk dankzij een steeds verder uitwaaierend geheel van softwarepakketten, die bovendien steeds makkelijker met elkaar geïntegreerd kunnen worden.

Denk aan een product als Alure Online, de software van Wolters Kluwer voor CRM, tijdregistratie en facturering en typische backoffice-activiteiten zoals documentmanagement, planning en de kantoorboekhouding. Of denk aan Basecone, dat de automatische verwerking van binnenkomende facturen dichterbij brengt: aangeleverde facturen worden in een oogwenk automatisch omgezet naar een boekingsvoorstel, waarna ze in Twinfield of een ander boekhoudpakket verder kunnen worden verwerkt. Of denk aan Avanzer Aangifte, software waarmee de fiscalisten binnen het accountantskantoor belastingaangiften voor hun klanten kunnen verzorgen.

Ook nemen de mogelijkheden tot samenwerking via de cloud tussen accountants onderling en met klanten toe. Met het pakket Twinfield Samenwerken kunnen accountants bijvoorbeeld afspraken met klanten vastleggen en zicht houden op de status van de werkzaamheden van zowel de klant als van het kantoor. En daar blijft het niet bij. Allerlei software voor klantenbeheer, voorraad- en kassasystemen, projecten- en urenadministraties of analysesoftware kunnen steeds makkelijker worden gekoppeld aan de financiële administratie – althans in het geval van Twinfield Boekhouden, dat, in de woorden van Product Marketeer Mark Harmsma ‘zeer koppelbaar’ is.

Een en ander heeft verstrekkende gevolgen. Het betekent allereerst dat data-invoer slechts op één plek hoeft plaats te vinden. Bovendien blijven de data makkelijk controleerbaar, aangezien geen dubbele ‘data-entry’ heeft plaatsgevonden. Verder genereren alle pakketten weer eigen data, waardoor de accountant de beschikking krijgt over allerlei informatie in aanvulling op de financieel-administratieve gegevens. Dit alles leidt er in elk geval toe dat er voor de accountant meer te controleren is (want meer data), waarvoor hij eventueel weer allerlei softwaretools kan inzetten om onregelmatigheden op te sporen.

Nog belangrijker: het betekent ook dat de accountant zijn dienstverlening kan uitbreiden richting analyse en advies – ‘precies zoals zijn klant dat van hem verwacht’, in de woorden van Harmsma - en dat hij zijn positie als ‘natuurlijke vertrouwenspersoon van de ondernemer’ steeds beter kan invullen dankzij de schat aan data die de accountant tot zijn beschikking krijgt. “En wij gaan de klant helpen met het inzichtelijk maken van die data."

Zodoende kan de accountant steeds rijkere rapportages maken, die inzichten opleveren over diens bedrijfsvoering. Rapportages waarin de prestaties van de onderneming worden vergeleken met die van andere bedrijven (‘benchmarking’), bijvoorbeeld, die de accountant kan gebruiken om advies aan klanten te onderbouwen. Of, ander voorbeeld, dynamische rapportages in de vorm van dashboards die desgewenst in ‘real time’ allerlei stuurinformatie kunnen bieden – iets waar Twinfield de komende tijd overigens zwaar op zal inzetten.

Of, tot slot, rapportages voor de bank of een andere financier. “En dan niet met Excel, buiten de financiële administratie om, maar zonder dat de accountant gegevens opnieuw hoeft in te tikken”, zegt Peter van Ass, Product Manager van Twinfield. Hij wijst erop dat met een pakket als Twinfield Boekhouden rapportages vanuit ‘meerdere regimes’ kunnen worden gemaakt. “Zo kun je net zo makkelijk een rapport maken waarin activa volgens het fiscale regime worden afgeschreven als een rapport waarin dit op basis van bedrijfseconomische principes gebeurt – zoals een bank meestal wil.”

In de ogen van het team van Wolters Kluwer Tax & Accounting schuilt de toekomst van de accountancy vooral in datagedreven analyse en advies. Data vormen een ‘schat’, en zij willen accountants ondersteunen in het ‘delven’. Lees: ertoe bijdragen dat de accountant de vinger aan de pols kan houden als het gaat om de financiële ins en outs van diens klanten en advies kan geven hoe zij hun bedrijfsvoering en fiscale situatie kunnen verbeteren.

De rol van Wolters Kluwer, het moederbedrijf van Twinfield, gaat verder dan alleen die van een softwareleverancier. Naast expertoplossingen levert het concern ook wereldwijd diepgaande vakkennis voor professionals zoals accountants, fiscalisten, artsen en juristen. En met o.a. Twinfield Samenwerken wordt het steeds makkelijker zowel die ‘content’ als de klantinformatie van de accountant automatisch door te spitten en de twee met elkaar te verbinden. Bijvoorbeeld om de accountant erop te attenderen wat de gevolgen kunnen zijn van bestaande of nieuwe wet- en regelgeving voor bepaalde klanten of klantgroepen. “Wat als de wetgeving voor de VOF verandert, en 23 van de 100 klanten van een accountant zijn een VOF? Dan kan de software de accountant daarop attenderen, met een verwijzing naar de relevante artikelen”, zegt Harmsma. De accountant hoeft alleen nog zijn klanten een mailtje te sturen met een gericht advies – al kan hij dat natuurlijk ook weg automatiseren.

Wolters Kluwer Tax & Accounting